Behouden vaart: 5 tips voor effectieve onboarding

Wie medewerkers direct in hun kracht zet, vanaf het prille begin een hogere betrokkenheid en betere prestaties realiseert, voorkomt niet alleen mismatches, maar ook hoge opstartkosten en een hoog verloop op de langere termijn. Daar valt dus dikke winst te behalen. Zéker voor organisaties waar de retentie van medewerkers al jaren een kostbaar struikelblok vormt. Bij Fan Factory helpen we organisaties als La Place, Jumbo, Apollo Hotels en StayOkay door middel van een onboardingprogramma aan méér fans van merk en werk.

Hoe kun je het zelf aanpakken? Met deze vijf praktische tips help ik je graag goed op weg om niet alleen nieuwe, maar ook je oudgediende medewerkers aan boord te krijgen én te houden. Behouden vaart!

pexels-photo-573565.jpeg
    1. No filter, no fotoshop

Het succes van onboarding start al bij het geschetste beeld tijdens het selectieproces, inclusief de duidelijkheid over de gevraagde rol en de cultuur van de organisatie. Spreekt het plaatje aan, dan creëert dat meteen betrokkenheid bij de organisatie en alles waar de organisatie voor staat en naar toe wil. Maar dan moet dat plaatje wél kloppen! Goede onboarding vergt aandacht en een eerlijk verhaal vanaf het eerste moment. CoolBlue is hiervan een sterk voorbeeld: bekijk hun dedicated werkenbijcoolblue.nl website of één van hun vele YouTube filmpjes en je weet als potentiële kandidaat niet alleen wat je van een gemiddelde werkdag kunt verwachten, maar kunt ook inschatten of de cultuur van de organisatie je aanspreekt. Ook bij Fan Factory laten we liever het rauwe materiaal dan een gefotoshopt plaatje zien: té rooskleurig demotiveert, vermindert de prestaties en zorgt voor voortijdig uitstappen. Daarom doen we bijvoorbeeld altijd een speciaal rondje tijdens de selectieprocedure: iedere kandidaat krijgt van verschillende collega’s te horen, wat er nu níet leuk is aan het werken bij onze organisatie. Geen teleurstellingen achteraf.

    1. Warm welkom: houd het persoonlijk… en simpel

Bij een warm welkom maak je de verwachtingen die je schept, zelf ook waar (liever overtref je ze)! Neem Postillion Hotels. Elke General Manager stuurt een nieuwe medewerker een persoonlijke vlog om ze welkom te heten op de eerste werkdag! Pre-boarding zoals het hoort wat mij betreft, want met aandacht zorg je sneller voor verbinding en goede prestaties. Ook wordt er op verfrissende en leuke manier al wat extra informatie gedeeld, waardoor een nieuwe medewerker met een gerust hart en zonder onduidelijkheden aan zijn werkdag kan beginnen.

Overvoer je nieuwe medewerker ook niet meteen met handboeken vol regels en procedures: ze zijn belangrijk (zeker in organisaties waar bepaalde wetgeving belangrijk is, zoals de zorg), maar niet álles hoeft op dag één. Zorg dat je de eerste maand alleen het nodige communiceert: wat nog niet nodig is, blijft echt niet hangen. Houd het in eerste instantie zo klein, simpel en doeltreffend mogelijk volgens het KISS principe (Keep it simple, stupid). Voor Jaarbeurs, bijvoorbeeld, hebben we in het kader van optimale onboarding een plattegrond ontwikkeld, speciaal voor nieuwe medewerkers. Slechts twee pagina’s, waar alles op staat wat je je eerst week nodig hebt. Meer niet! Dwing jezelf eens om je HR handboek -als je die nog hebt- terug te brengen naar twee A4-tjes met de informatie die je écht moet hebben voordat je start. De rest is prima als naslagwerkt, maar niet belangrijk om pro-actief te delen.

    1. Communiceer over je cultuur

Wees je bewust van je organisatiecultuur en communiceer dit naar je medewerkers! Zowel je nieuwe medewerker als die medewerkers die er al jaren zit. Want wist je dat veel medewerkers geen enkel benul hebben van het zichtbare, gewenste gedrag dat van hen gevraagd wordt? Heb je zelf nu even geen idee wat dat gedrag moet zijn bij jouw organisatie? Bespreek eens intern wat jullie ongeschreven regels zijn: het ‘hoe’ vertelt namelijk vaak veel meer over je bedrijf dan het ‘wat’. Heb het erover tijdens de onboardingfase (en deels daarvoor al bij selectie) en vergeet niet je bestaande medewerkers mee te nemen in je gewenste cultuur. Bij The Colour Kitchen vinden ze bewust aandacht geven aan elkaar bijvoorbeeld enorm belangrijk. Daarom hebben ze een ongeschreven regel, dat iedereen elkaar aan het begin en eind van de dag een hand geeft.  Dat wil je natuurlijk wel te horen krijgen tijdens je eerste dagen. Laat zien wat jullie cultuur is: het zit immers in alles en heeft daardoor ook alles te maken met het vinden van de juiste weg en manier van communiceren.

    1. Leuk! We gaan netwerken!

Dat zul je niet veel nieuwe medewerkers horen zeggen. Een warm welkom met ingerichte werkplek en rondleiding is één ding. Collega’s en leveranciers of samenwerkingspartners ontmoeten, weten welke kennisbronnen waar beschikbaar zijn, snel een effectief netwerk opbouwen is een heel ander verhaal. Wie doet wat, waar en wanneer? Waar en bij wie kan ik terecht voor welke vragen? Veel bos, weinig bomen. En genoeg medewerkers die niet zo snel op anderen afstappen. Dat aandacht schenken aan verbinden ook anders kan dan via de standaard borrel (of eindeloos gestruin op het intranet), laten we zien bij een andere klant: daar sluiten ze de eerste maand werken af met een spel. De opzet van deze game: alleen of met collega’s zo snel mogelijk de juiste middelen en mensen vinden. Een soort van paaseieren zoeken, waarbij je – door middel van leuke quizvragen – de juiste personen en middelen spelenderwijs moet vinden. Een zeer effectief concept dat je op verschillende manieren kan inzetten, in appvorm, of niet.

    1. Effectiever groeien/ontwikkelen met een toolkit

Drie feiten: 1) mensen onthouden makkelijker, wanneer ze meer context krijgen, repeteren en iets met de kennis doen 2) leerbehoeften wisselen per medewerker, maar ook naarmate hun ontwikkeling vordert 3) de verhouding 70% werkplekleren, 20% samen leren en 10% formeel leren lijkt de beste prestatieverbeteringen op te leveren[1]. Zet je voor de ontwikkeling van je medewerkers dus vooral in op standaardtrainingen en e-learning, dan ben je op voorhand al minder effectief. Hoe laat je medewerkers dan wel echt tot bloei komen? Betrek ze in de eerste plaats bij het bepalen van realistische leer- en prestatiedoelen, gekoppeld aan de ambities van de organisatie zelf. En focus op verbetering en het faciliteren van continu leren binnen een dynamische praktijk volgens die 70:20:10 verhouding. Inclusief kennis opdoen, feedback verwerken en reflecteren. Dat wiel hoef je niet zelf uit te vinden, trouwens. Met een op maat gemaakte toolkit, inclusief uitgebreide feedbackmodule creëer je een platform waarmee medewerkers (via de smartphone) nu en in de toekomst aan hun ontwikkeling kunnen werken: effectief en kostenbesparend.

Meer weten over de feiten en cijfers van onboarding? Op zoek naar concrete hulp en nog meer inspiratie bij het onboardingprogramma van je eigen organisatie? Deelnemen aan de gratis Webinar Onboarding? Meld je aan! Meer weten over onze Onboardingpakketten, waarmee we organisaties als StayOkay, Apollo Hotels, La Place en Jumbo helpen aan méér fans van merk en werk? Check ze hier!

Neem contact op met onze ontwikkelaar

Meer weten?

Meer weten? Neem dan contact op met Wopje van Andel.

06-11006755