De 5 overpeinzingen van een manager HR in crisistijden

‘In verbinding blijven met medewerkers die al bijna een half jaar thuis hebben gezeten als we weer mogen werken, dat is best een uitdaging’

In de catering gingen in maart alle locaties dicht. Op 1 september -bijna een half jaar later- lijkt alles weer open te gaan. Welke uitdagingen en zorgen brengt dit mee voor een HR-manager? We spreken Monique Bruininck, Manager HR van CIRFOOD.

Hoe heb je de Coronaperiode beleefd tot nu?

‘Aanvankelijk was ik -en velen met mij- verbijsterd. Het is bizar wat er in korte tijd kan veranderen, je hebt zoiets dergelijks nooit eerder meegemaakt. Onze moedermaatschappij is Italiaans; we zagen dus van dichtbij wat er in Italië gebeurde en wat de impact was van de lockdown daar. Al snel accepteerden we de situatie -wat kun je anders- en hebben we met zijn allen de schouders eronder gezet om al onze locaties netjes achter te laten. Ik vond het mooi om te zien dat er zo’n groot saamhorigheidsgevoel ontstond om in een paar dagen de boel goed af te ronden voordat alles op slot ging.  De veerkracht van onze mensen heeft me in die periode trots gemaakt.  In de wereld van de catering neem je -op het moment dat je een nieuwe klant mag verwelkomen- ook de cateringmedewerkers over die bij die organisatie werkzaam waren in de catering. Op 1 april startte er nét een groep van 63 medewerkers, ondanks Corona is het ons gelukt om iedere nieuwe medewerker van harte welkom te heten bij de CIRFOOD family.’

Wat houd jou momenteel het meeste bezig in jouw positie?

• ‘Financiën zijn ook een belangrijk onderdeel van HR.  In deze periode -waarin al onze medewerkers thuis zitten- zijn we uiteraard aan het kijken waar we kosten kunnen besparen. Zo zijn we in overleg getreden met de OR en samen hebben we gekeken naar de mogelijkheden, denk aan vrije dagen inzetten tijdens de Corona.
• De aanloop naar 1 september is een onderwerp waar eenieder binnen onze organisatie momenteel druk mee is. Dit is niet zomaar iets; de meeste van onze mensen gaan -na bijna 6 maanden thuis zitten, moet je nagaan!- weer aan de slag in een wereld die compleet veranderd is.
• Daarnaast houdt onze communicatievoorziening in deze tijden, me erg bezig. Uit de Fan Scan die we onlangs deden kwam behoefte naar voren aan meer informatie vanuit het hoofdkantoor. We zijn dus erg bewust bezig met het veelvuldig en op de juiste manier informeren van onze mensen. 
• Wat me verder bezig houdt is: hoe kunnen we deze periode benutten om medewerkers en managers -ook al zijn ze thuis- toch op te leiden? Hoe kunnen we de tijd die mensen nu hebben gebruiken om ze nog vakbekwamer te maken dan ze al zijn? 
• Het op meer vlakken goed benutten van de tijd die nu vrijkomt, is waar ik me ook om bekommer. Dit is een uitgelezen moment om feedbackgesprekken te voeren, extra aandacht te geven aan onze mensen en ons bezig te houden met competentie- en vaardigheidsontwikkeling.’

Merk je dat je HR budget bevroren wordt omdat je meer op kosten moet gaan letten?

‘Gelukkig niet. Ons grote voordeel is dat we bij Fan Factory een strippenkaart hebben waardoor we gedurende het jaar hulp kunnen inschakelen voor employability, opleiden van medewerkers of gewoon om samen te sparren.  Ook merk ik dat er een grote behoefte is om weer te willen beginnen met werken op de locaties. We willen dit samen met de collega’s en onze klanten in goede banen leiden. Als we weer mogen doen waar we goed in zijn willen we daar ook weer klaar voor zijn, dat betekent dat we ook investeren in nieuwe medewerkers.’

Hoe ga je om met het opleiden van mensen in deze periode?

‘Trainingen waarbij fysieke aanwezigheid vereist is, worden uitgesteld. Daarentegen zijn we júist nu heel actief met het ontwikkelen van een trainingsaanbod dat ook online te volgen is. We ontwikkelen nu trainingen die online beschikbaar worden gemaakt, sommige ook met een trainer online, zodat mensen alvast thuis een start kunnen maken. De gratis trainingen die het SVH aanbiedt hebben we ook samen met de SVH onder de aandacht gebracht bij onze mensen; hier wordt ook veel gebruikt van gemaakt.’

Jullie totale populatie cateringmedewerkers zit al maanden thuis. Wat houdt hen bezig?

‘Onze locatiemanagers spreken hun mensen relatief veel. Als men iets kan doen wil men dit graag. Iedere week worden locaties bezocht, onderhouden en verzorgd, voor als we straks weer open mogen. Maar dit is niet te vergelijken met de pre-Corona periode.  Onze medewerkers zijn door deze hele situatie veelal  gefocust op hun thuissituatie of hun directe (familie) omgeving. En dus niet met hun werk. Dat baart me soms zorgen. De tijd gaat voorbij en de wereld om ons heen verandert. En dat zal ook voor hen straks, als ze weer op de locaties mogen werken, anders worden.  Ik kan me voorstellen dat dit vragen oplevert: “Hoe ziet ons werk eruit vanaf 1 september? Hoe gaan om met alle regels vanuit de overheid? Moet ik met een mondkapje op werken, en met handschoenen aan?” Veelal praktische vragen dus, waar we regelmatig nog geen antwoord op hebben.

Onze medewerkers kijken natuurlijk naar ons op het hoofdkantoor om antwoord te geven op deze vragen, logisch!

Vanuit HR proberen we onze managers de juiste handvatten aan te reiken en de medewerkers zo goed mogelijk te informeren en klaar te stomen voor ‘de nieuwe wereld’ als de locaties weer open mogen. Het lastige is alleen dat die nieuwe wereld, ook voor ons nog niet uitgekristalliseerd is.’

Hoe ga je dit laatste aanpakken, het boosten van de motivatie na zo’n lange periode thuis?

‘Uit de Fan Scan kwam naar voren dat onze mensen vooral gehecht zijn aan hun werkomgeving en collega’s. Daar voelen ze zich fijn bij en zijn ze trots op. Als organisatie willen we voornamelijk -door het maken van korte filmpjes en mini e-learnings- hierop inspelen. Medewerkers staan te trappelen om weer met collega’s te zijn, het is echter de onwetendheid over de situatie die de motivatie kan belemmeren. Daarom moeten we zoveel mogelijk onduidelijkheid wegnemen en stap voor stap uitleggen wat er gaat veranderen. Als we goed communiceren en mensen voorzien van informatie, weet ik zeker dat wij er klaar voor zijn voor de openingen van de locaties en weer vol goede moed, onze gasten te ontvangen.’

Drempels weghalen en zorgen managen dus. Wat is verder belangrijk in de opstartfase?

‘Communiceer veelvuldig over wat er verandert en doe dit tot in detail. Waar zijn we mee bezig als organisatie? Waar gaan we naartoe? Als je straks naar je werk gaat, wat tref je dan aan? Wat verwachten we van jou tijdens de opstart? Op welke manier geven we vorm aan de dienstverlening en welke rol hebben onze medewerkers daarin?

We willen geen ruimte laten voor onduidelijkheid maar wel ruimte geven aan onze collega’s om onze klanten weer gastvrij te ontvangen op de locaties in de “nieuwe wereld”.’