Offboarding: “Ja, doei!?”

Hoe je met een positieve afronding van de employee journey fans voor het leven creëert

Het vertrek van je medewerker is nog niet bekend gemaakt of hij/zij wordt al naar bureautje-achteraf verbannen, komt de systemen niet meer in, zit niet meer in de groepsmail en krijgt alleen nog de rotklusjes. Herkenbaar? Het gebeurt helaas maar al te vaak! Een gemiste kans. Niet de manier waarop vertrekkende medewerkers fans van de organisatie blijven. Zijn jouw mensen tot de laatste minuut betrokken en zo productief mogelijk? Leveren ze ook in deze fase van de employee journey prestaties? Ontwikkelen ze zich van bevlogen medewerkers tot echte ambassadeurs, of laat je hier fan-tastische kansen liggen? Met een goede offboarding heb je nog jaren plezier van elkaar. Maak er dus vooral werk van!

Ze gaan tóch weg… zou je daar dan nog energie in steken?
Eh. Ja. Díkke ja, zelfs. Want zeg eens eerlijk: als jij met onverschilligheid, wantrouwen en buitensluitpraktijken uitgezwaaid wordt, zou jij dan harder rennen om je overdracht op tijd klaar te hebben? Zou jij met zo’n afscheid je oude werkgever het liefst meteen bij iedereen aanbevelen?  Nee toch? Terwijl dat vanuit de organisatie gedacht toch wel héél welkom zou zijn, zo’n trouwe fan-for-life. Want die krijg je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen. Hoe lang ze ook in dienst waren, welke reden er ook is voor hun vertrek, geef hun afscheid de aandacht, het respect en de dankbaarheid die zij verdienen. Geef hen de ruimte hun werk goed af te ronden en laat ze tot en met de laatste minuut én daarna weten hoe belangrijk ze voor je waren.

Effectieve offboarding: maak er iets positiefs van!
Ok. Je hebt als werkgever niet alles in de hand als het gaat om de retentie van medewerkers. Toch kun je prima de kaders scheppen voor een effectieve offboarding. Ik heb wat tips voor je op een rij gezet, waarmee je kwaliteit van het proces kunt borgen. Die extra zekerheid heb je gewoon nodig, zeker in altijd hectische branches met veel activiteit en veel verloop:

  1. Neem offboarding als apart proces in je organisatie op
    1. Beschrijf welke stappen moeten worden doorlopen als een contract beëindigd of niet verlengd wordt. Benoem proceseigenaren.
    2. Bouw de nodige discipline in om de systemen die gekoppeld zijn aan het offboardingsproces (ken je onze medewerker app, de Fan App al? 😉) te onderhouden en te updaten met de juiste informatie. Gebruik die systemen vervolgens in je eigen voordeel en laat ze voor jou werken: stel bijvoorbeeld een pushbericht in om leidinggevende en HR twee weken vóór het aflopen van de arbeidsovereenkomst te informeren.
  2. Zorg dat een exitgesprekaltijddeel uitmaakt van dit proces en leg zowel de input als de uitkomsten ervan vast. Laat de medewerker bijvoorbeeld voorafgaand aan het gesprek in jouw medewerker app een evaluatie invullen. Bespreek deze en neem scores anoniem op in een databank. Die data maken op den duur goed inzichtelijk waar je het als organisatie goed doet, en waar nog werk aan de winkel is.
  3. Zorg ervoor dat je medewerker zich ook in de laatste periode vóór vertrek zoveel mogelijk thuis voelt. Bespreek samen welke dingen er nog opgepakt moeten en kunnen worden, verban iemand niet naar het voorraadhok omdat de nieuwe kracht er al aankomt. Maak afspraken over wat er precies aan wie overgedragen moet worden (dus zorg dat je inzicht hebt in het takenpakket) en vraag niet op de laatste vrijdag of alles gelukt is. Om er op maandag achter te komen dat er chaos heerst.
  4. Help vertrekkende medewerkers die nog geen nieuwe baan hebben, bij hun volgende carrière move. Geef inzicht in waar hun talenten liggen (wij doen dit bij Fan Factory door medewerkers een persoonlijkheidsmeting en coach aan te bieden) en zet een stapje extra om iemand te helpen in sollicitatieprocedures.
  5. Denk op tijd aan de informele stappen voor een warm afscheid (het bloemetje, het etentje, de taart, het ABC’tje van een creatieve collega)! Oh, en laat de vertrekkende medewerker niet zelf zijn/haar eigen afscheid regelen…
  6. Organiseer activiteiten waarbij ook al je oud-medewerkers welkom zijn. Samen een community bouwen levert op. Met én fun én een inhoudelijke component, bijvoorbeeld. En misschien zitten er een paar bij die het leuk vinden om een echt netwerk van alumni op te zetten. Daar heb je als organisatie ook weer wat aan.

Need I say more?
Nog een paar puntjes dan. Want er is zoveel te winnen bij effectieve offboarding. Denk alleen maar aan de data die je in de loop der tijd verzamelt, de feedback waarop je kunt verbeteren. Maar ook, iets heel anders: bij Fan Factory geven we oud-medewerkers op als referentie voor onze nieuwe kandidaten. Sollicitanten worden uitgenodigd te bellen met iemand die echt weet hoe het er bij ons aan toe gaat. Zo hoor je als kandidaat ook de minder toffe aspecten van de job én de organisatie (belangrijk bij selectie, een realistisch baanperspectief, lees in dit blog waarom). Wel handig als je het dan nog een béétje kan vinden met die oud-medewerkers, natuurlijk. Maar zelfs wie niet op de beste voet is vertrokken, kan, als je offboarding proces klopt, uiteindelijk (weer) je grootste fan worden.

A fan has left the building
Besef en maak gebruik van het feit dat iedereen die ooit bij je organisatie over de drempel is gestapt, welke richting op dan ook, fan kan zijn. Zelfs een afgewezen kandidaat, of een oud-medewerker. Zij hebben bij elkaar een enorm netwerk en zijn in staat je employer brand te versterken, nieuwe talenten te scouten, nieuwe opdrachtgevers aan te brengen, etcetera. Maar let op: verlaten ze niet als fan jouw organisatie, dan gebeurt het tegenovergestelde. En dat kan jouw organisatie serieuze schade toebrengen!

Heel veel plezier met het positief afronden van de employee journey van je medewerkers! Heb je zelf tips? Pakt jouw organisatie offboarding op een onderscheidende manier aan? Laat het vooral achter in een comment en inspireer anderen!

 

Marthe van der Kint – Senior Consultant bij Fan Factory

marthe.vanderkint@fanfactory.nl

+31 (0)6 – 105 719 01

 

 

By |2018-06-25T15:52:24+00:00juni 25th, 2018|Blog|0 reacties

Laat een reactie achter