Tips om zaken bespreekbaar te maken bij je leidinggevende

Jij en je leidinggevende zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het realiseren van plezier en bevlogenheid in het werk. Het is belangrijk dat je aangeeft wat voor zaken er spelen bij jezelf, tussen jou en andere collega’s en waar je tegenaan loopt tijdens je dagelijkse werkzaamheden. Ondanks dat het soms misschien verleidelijk is om het met je collega’s te bespreken, maakt het je sterk om over zaken die je voor verbetering vatbaar vindt met je leidinggevende in gesprek te gaan.

Maar hoe doe je dat nu, met elkaar in gesprek gaan over datgene dat beter kan? De één stapt moeiteloos op zijn manager af om zaken bespreekbaar te maken, de ander ziet er als een berg tegenop. Hieronder enkele tips om je te helpen om met je manager in gesprek te gaan:

Bereid je voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Denk dus vooraf na wat je in een gesprek met je leidinggevende precies aan de orde wilt stellen en hoe je dat wilt gaan doen. Bedenk ook wanneer het gesprek voor jou geslaagd is. Bespreek het zo mogelijk met een collega voor. Kijk ook nog eens goed naar je eigen argumenten, als je je leidinggevende ergens van wilt overtuigen. Welke tegenargumenten verwacht je en hoe ga je daarop reageren? Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je tijdens het gesprek niet met je mond vol tanden komt te staan. Zorg ervoor dat je voldoende voorbeelden hebt om te onderbouwen dat een bepaald aspect op het werk moeilijk verloopt. Voorbeelden werken altijd beter dan vage omschrijvingen!

Dankzij een goede voorbereiding kun je het gesprek goed voeren, laat je het niet in een woedeaanval ontaarden en druip je niet met de staart tussen de benen af. Denk ook vooraf na wat je met het gesprek wilt bereiken: alleen een luisterend oor, of duidelijke maatregelen om de situatie te verbeteren. Zo ja, welke maatregelen zijn dan nodig? Ga doelgericht het gesprek in.

Ga je in gesprek over je werkdruk? Benadruk ook het belang van je werkgever

Te hoge werkdruk is een probleem. Voor jou, omdat je het werk niet afkrijgt. Omdat je te veel uren moet maken. Omdat je er gestrest en op den duur ziek van wordt. Maar vaak ook voor het bedrijf. Want:

• te hoge werkdruk leidt tot kwalitatief minder werk en klagende klanten
• te hoge werkdruk tast de motivatie aan en op den duur ook de productiviteit
• te hoge werkdruk leidt tot extra kosten in de vorm van ‘herstelacties’ voor gemaakte fouten, hogere verzuim- en zelfs WAO-/WIA-kosten voor het bedrijf
• te hoge werkdruk leidt ertoe dat het bedrijf ‘van dag tot dag’ leeft: je hebt de tijd niet om na te denken over de lange termijn activiteiten en plannen, over nieuwe productmogelijkheden, of over mogelijkheden het werk anders en beter te doen

Laat dat in het gesprek met je leidinggevende goed naar voren komen: te hoge werkdruk is slecht voor de werknemers, maar op den duur ook voor het bedrijf zelf. Vraag om hulp om de werkdruk te verlagen. Bereid je voor door bijvoorbeeld in kaart te brengen hoe lang je bezig bent met bepaalde taken op een gemiddelde werkdag en ga samen op zoek naar oplossingen om de werkdruk te verlagen.

Een goed gesprek

Met een in alle rust gevoerd gesprek, waarin argumenten vooropstaan en je probeert elkaars invalshoek te begrijpen, kom je vaak het verst. Leef je dus in in de ander en breng niet alleen je uitdagingen ter sprake, maar ook eventuele oplossingen. Begrip tonen doet veel en bevordert het goede gesprek. Benoem wat je voelt en houd het bij je zelf. Vaak zal je leidinggevende dan ook wat meer van zichzelf prijs geven, wat het goede gesprek weer goede richting geeft. Streef naar een zogenaamde ‘win-winsituatie’.

Een goede communicatie is essentieel. Wees duidelijk in wat je vertelt en geef voorbeelden, maar luister ook naar wat je werkgever te zeggen heeft. Voel je je in een hoek gedreven, beschuldigd of op een andere manier vervelend in het gesprek, probeer dit dan uit te spreken. Probeer in het gesprek centraal te houden dat er samen gezocht wordt naar oorzaken en bijbehorende oplossingen.

Maak afspraken

Probeer in het gesprek tot concrete afspraken te komen. Dus geen vrijblijvend ‘het heeft de aandacht’, maar: ‘wat zullen we er (liefst samen) aan doen, wie doet wat, wanneer?’.

Is het eerste gesprek te beladen geweest om tot goede conclusies te komen? Plan dan een nieuw gesprek. Zo kunnen jullie beiden de situatie even laten bezinken en een volgende keer met frisse energie op zoek gaan naar oplossingen.