1-op-1 gesprek met manager

Bij Fan Factory weten we hoe belangrijk dit soort gesprekken zijn, maar we weten ook hoe moeilijk het is om dit gesprek goed te voeren en er alles uit te halen. Deze gesprekken vormen de basis voor een betrokken, gemotiveerd en succesvol team. En laten we wel wezen: een betrokken team betekent betere prestaties, meer werkplezier en uiteindelijk een sterk bedrijf. Zo haal jij het meeste uit je volgende 1 op 1 gesprek, wij helpen je op weg!

Goede gesprekstechnieken voor managers

Een goed bila-gesprek voer je niet zomaar uit de losse pols. Het vraagt om een beetje finesse (en ja, misschien ook wel een kop koffie). We geven je een paar tips om het gesprek effectief te maken.

1. Actief luisteren (nee, écht luisteren)

Je kunt natuurlijk zelf het hoogste woord hebben of je medewerker overladen met advies en inzichten – of je luistert. Dit betekent niet dat je af en toe knikt terwijl je al nadenkt over je volgende meeting of vraag. Geef je volledige aandacht. Kijk iemand aan en stel verhelderende vragen op basis van wat iemand zegt. Bonuspunten voor het samenvatten tussendoor: ‘’Dus, als ik het goed begrijp…..’’ Het 1 op 1 gesprek is namelijk het moment om met je medewerker de diepte in te gaan, en dat lukt niet als jij telkens aan het woord bent. Want als je echt luistert, hoor je twee keer zoveel!

2. Open vragen stellen

Vermijd gesloten vragen die met ja of nee beantwoord kunnen worden. Het stellen van open vragen helpt je medewerker om écht te praten. Denk bijvoorbeeld aan:

• ‘’Wat vond je het hoogtepunt van je week?’’
• ‘’Waar zie je nog kansen voor jezelf?’’
• ‘’Van welke taken krijg je echt energie?’’
• ‘’Als je één taak zou mogen uitbesteden, welke zou dat zijn en waarom?’’

3. Empathie tonen (en een beetje humor

Tonen aan je medewerker dat je snapt waar ze mee zit doet wonderen. Een simpele ‘’Ik kan me voorstellen dat dat frustrerend is’’ doet wonderen. En een beetje humor om de lucht te klaren? Altijd goed!

4. Focus op oplossingen, niet op problemen

Natuurlijk komen er tijdens die gesprek soms issues naar boven. Maar blijf vooral niet hangen in het ‘’oh jee’’ – gedeelte. Ga in plaats daarvan samen op zoek naar oplossingen. Dat geeft namelijk niet alleen positieve energie, maar zorgt er ook voor dat ze voelen dat ze het stuur in handen hebben.

5. Kies de juiste plek

Ongeacht hoe gezellig jouw kantoor is ingericht, vermijdt het tijdens een 1 op 1 gesprek. Kies een neutrale ruimte – een lege vergaderzaal bijvoorbeeld in een rustige plek binnen het pand. Op deze manier begeven jullie je op ‘neutraal terrein’ voor de medewerker en is het makkelijker voor de medewerker om vrijuit te spreken. Of laat je teamlid de plek kiezen!

6. Maak afspraken

Om alles uit het gesprek te halen, spreek je tijdens het gesprek concrete acties af. Je vraagt je medewerker bepaalde taken uit te voeren of te behalen vóór het volgende 1 op 1 gesprek. Denk hierbij aan doelen die in lijn liggen met ontwikkeling, die aansluiten bij de functie of die de medewerker uitdagen hem uit de comfortzone te trekken.

7. Last but not least; vraag zelf ook om feedback

Dit wordt vaak vergeten, maar is essentieel; vraag ruimte voor het ontvangen van feedback voor jezelf. Ook jij als leidinggevende kunt je namelijk altijd verbeteren. Voor een medewerker kan het soms lastig zijn om de leidinggevende feedback te geven, moedig je medewerker aan om een terugkoppeling te geven over wat je goed doet, maar ook wat er beter kan. Een vragenlijst die hierbij kan helpen vind je hier.

En nog een tip van ons: verzamel tussentijds bespreekpunten. Er doen zich altijd zaken voor je die wil bespreken, maar om alles te onthouden totdat het 1-op-1 plaatsvindt is onmogelijk. Schrijf daarom je punten tussentijds op en lees het lijstje voor het gesprek door, zo vergeet je niet dat ene punt wat je nog wilde bespreken.

Complimenten geven

A compliment a day keeps the doctor away, want zeg nou zelf; het ontvangen van een gemeend compliment geeft waardering. En een 1-op-1 gesprek is hier zeer geschikt voor! Hierbij een paar tips:

• Wees specifiek: Niemand heeft iets aan een ‘’goed gedaan!’’. Maak het compliment specifiek als ‘’Ik vond het super om te zien hoe je die klant binnenhaalde door net dat extra stapje te zetten.’’
• Vertel waarom het uitmaakt: ‘’Dankzij jouw scherpe analyse hebben we dat project op tijd afgerond. Dat waardeerde de klant enorm.’’
• Overdrijf niet: Mensen voelen het meteen als je een compliment overdrijft of zelfs uit je duim zuigt. Houd het daarom echt en eerlijk, dan komt het compliment het beste over.

Opbouwende feedback geven

Hoe vertel je iemand dat er ruimte is voor verbetering zonder dat daarbij de motivatie verloren gaat? Dit kan soms best uitdagend zijn, wij helpen je graag op weg hoe je dit het beste aanpakt.

1. Begin positief: Mensen horen liever geen kritiek als opening. Start daarom met iets wat wél goed gaat. Bijvoorbeeld: ‘’Je aanpak bij dat project was super gestructureerd.’’
2. Wees helder en specifiek: Vermijd het gebruik van vage termen als ‘’Het kan beter.’’ Geef duidelijk aan wat je bedoelt. ‘’Bij je presentatie miste ik wat concrete voorbeelden, en ik denk dat dat je verhaal nóg sterker maakt.’’
3. Werk samen aan oplossingen: Vraag hoe je medewerker dit zien. ‘’Hoe denk jij dat we dit kunnen verbeteren?’’
4. Laat weten dat je vertrouwen hebt in je medewerker: ‘’Ik weet zeker dat jij dit kunt, en ik ben er om je te helpen als dat nodig is.’’

Handvatten: Vragen to go voor een 1-op-1 gesprek

Geen idee wat je moet vragen? Hierbij een paar handige vragen waarmee je elk bila-gesprek vlekkeloos doorkomt:

Over prestaties:

• ‘’Waar ben je deze week trots op?’’
• ‘’Welke uitdagingen heb je ervaren, en hoe heb je die aangepakt?’’
• ‘’Hoe kan ik je helpen om je doelen te bereiken?’’

Over welzijn:

• ‘’Wat kan ik doen om je werk makkelijker te maken?’’
• ‘’Hoe ervaar je de werk-privé balans?’’
• ‘’Hoeveel energie en zingeving haal je uit je werk?’’

Over ontwikkeling:

• ‘’Waar zou je jezelf verder in willen ontwikkelen?’’
• ‘’Welke projecten zou je willen oppakken om nieuwe dingen te leren?’’
• ‘’Hoe zie je je carrière hier over een paar jaar?’’

Over samenwerking:

• ‘’Hoe ervaar je de samenwerking met het team?’’
• ‘’Wat kan ik als manager beter doen om je te ondersteunen?’’
• ‘’Heb je ideeën om onze samenwerking te verbeteren?’’

Conclusie

Een 1-op-1 gesprek hoeft echt geen stijve en formele bedoeling te zijn. Zie het juist als een kans om elkaar beter te begrijpen, successen te vieren en samen te groeien. Met een vleugje humor, een flinke dosis empathie en een paar gerichte vragen kun je van dit gesprek een moment maken waar jullie allebei iets aan hebben.

Bij Fan Factory geloven we dat betrokkenheid de sleutel is tot succes. Wil je weten hoe jij als manager het verschil kunt maken? Of waar jouw prioriteiten liggen? Dat ontdek je met ons medewerkeronderzoek. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen om het beste uit je team te halen. Het gaat tenslotte om verbinding, niet om perfectie :)

Over Fan Factory

Verbeter je employee journey met Fan Factory.

• Verlaag je ongewenst verloop, verbeter de productiviteit en geef iedere nieuwe collega een warm welkom met jouw unieke onboardingsprogramma.
• Met onze alles in één medewerker app verhoog jij direct de betrokkenheid binnen je organisatie. De Fan App helpt je om laagdrempelig, simpel en snel je interne communicatie op de rit te krijgen, je medewerkers goed en stapsgewijs te onboarden, leren leuk te maken en toegang te krijgen tot alle andere systemen die je gebruikt
• Kom erachter wat je als eerste aan kunt pakken om van jouw medewerkers betrokken ambassadeurs te maken. De Fan Scan brengt je inzicht in tevredenheid, prioriteiten en zet aan tot concrete vervolgstappen. Zo verlagen we het verloop en verzuim en maximaliseren we het medewerkersrendement.