De snelste weg naar betere communicatie
Feedback is veel meer dan het benoemen van wat goed of fout gaat. Het is een dialoog tussen collega’s waarin verwachtingen, ervaringen en perspectieven worden uitgewisseld. Het is een manier om de ruis in de communicatie te verminderen en een helderder beeld te krijgen van waar iedereen staat. Zonder feedback blijven misverstanden bestaan, worden fouten herhaald en wordt de kans op verbetering gemist.
KISS!
Nee, geen zoen, maar “Keep It Short and Simple”. Kort, bondig en to the point. De kern van goede feedback zit ‘m in de eenvoud. Zeg wat je wilt zeggen zonder omwegen. Ben je tevreden over hoe je collega een project heeft aangepakt? Zeg het! Zie je ruimte voor verbetering? Benoem het duidelijk en zonder eromheen te draaien. Hou het luchtig, maar oprecht.
Hoe je dat aanpakt? Wij helpen je op weg!
- Sandwichen maar! Begin met een positief punt, bespreek daarna wat beter kan, en sluit af met een ander positief punt. Dit zorgt ervoor dat de ontvanger zich niet meteen aangevallen voelt en meer openstaat voor het verbeterpunt. Bijvoorbeeld: “Je presentatie had een duidelijke opbouw en was goed voorbereid. Wel denk ik dat je meer oogcontact kan maken met het publiek om je boodschap sterker over te brengen. Verder vond ik je afsluiting heel krachtig, dat maakte echt indruk.”
- Beschrijf concreet gedrag, niet de persoon: Richt je op specifiek gedrag in plaats van op de persoon zelf. Zeg bijvoorbeeld: “Ik merkte dat je bij de vergadering vaak anderen onderbrak”, in plaats van: “Je bent altijd zo dominant.” Dit voorkomt dat feedback persoonlijk en aanvallend overkomt, en maakt het makkelijker om te begrijpen wat er precies verbeterd kan worden.
- Praat altijd vanuit jezelf: Formuleer je feedback vanuit jouw eigen ervaring door zinnen te beginnen met ‘ik’. Dit voorkomt dat de ontvanger zich aangevallen voelt en maakt de feedback persoonlijker en minder beschuldigend. Bijvoorbeeld: “Ik had het gevoel dat mijn opmerkingen tijdens het overleg niet echt werden opgepikt” in plaats van: “Je luistert nooit naar anderen.”
- Stel vragen: Feedback geven is niet hetzelfde als een monoloog houden. Stel vragen zoals: “Hoe vond je zelf dat het ging?” of “Wat denk je dat je de volgende keer anders zou kunnen doen?” Dit helpt de ontvanger om zelf na te denken over zijn of haar acties en bevordert een open gesprek.
- Toon begrip: Plaats jezelf in de schoenen van de ander en toon begrip voor de situatie. Als iemand het bijvoorbeeld druk heeft gehad en daardoor niet optimaal heeft gepresteerd, kun je zeggen: “Ik begrijp dat je het afgelopen weken erg druk hebt gehad, maar ik zie graag dat je de volgende keer beter voorbereid bent. Kan ik je ergens mee helpen?”
- Vermijd algemene kritiek: Feedback is bedoeld om te helpen verbeteren, niet om af te kraken. Vermijd negatieve uitspraken zoals “Dit was helemaal niets” en richt je op concrete verbeterpunten. Geef suggesties voor hoe het de volgende keer beter kan. Bijvoorbeeld: “Misschien kun je in de toekomst wat meer tijd nemen om de details door te nemen, zodat je minder fouten maakt.”
- Belangrijk, kies de juiste plaats en tijd: Feedback geven in het bijzijn van collega’s kan voor ongemak zorgen en de boodschap minder effectief maken. Kies een rustig moment en een privéomgeving waarin de ontvanger zich veilig voelt om te luisteren en te reageren. Niets is zo vervelend feedback ontvangen naast een malend koffiezetapparaat…
- Controlée! Vraag na het geven van feedback of alles duidelijk is en of de ander het op dezelfde manier heeft begrepen. Dit kun je doen door te vragen: “Kun je in je eigen woorden herhalen wat je uit dit gesprek hebt gehaald?” Zo kun je eventuele misverstanden direct uit de weg ruimen.
- Positive vibes: Eindig het gesprek met een bemoedigende boodschap. Dit kan iets eenvoudigs zijn als: “Ik waardeer je inzet en ben er zeker van dat je dit kunt aanpakken.” Het zorgt ervoor dat de ontvanger het gesprek met een goed gevoel verlaat en gemotiveerd is om aan de verbeterpunten te werken.
- A compliment a day keeps the doctor away: Feedback wordt vaak geassocieerd met verbeterpunten, maar vergeet niet om ook onverwachte complimenten te geven. Het kan de motivatie en het zelfvertrouwen van je collega’s enorm vergroten. Zeg bijvoorbeeld: “Ik wilde je even laten weten dat ik echt onder de indruk was van hoe je die lastige klant hebt geholpen gisteren. Top gedaan!”
Het zichtbaar maken van verwachtingen
Feedback zorgt ervoor dat verwachtingen helder zijn. Vaak ontstaan problemen door onduidelijkheid over wat er precies van iemand wordt verwacht. Met goede feedback kun je dit helder maken. Stel dat een project niet helemaal gaat zoals gepland. In plaats van te klagen over wat er misging, kun je aangeven hoe je het anders had verwacht. Hierdoor voorkom je toekomstige misverstanden en verbeter je de samenwerking.
Maak feedback gewoon, gewoon
Het kan helpen om feedback een vast onderdeel van je werkprocessen te maken. Denk aan een wekelijkse check-in waar iedereen kort feedback kan geven en ontvangen. Of creëer een kanaal in je communicatieplatform waar collega’s feedback kunnen delen. Door feedback geven onderdeel van de cultuur te maken, zorg je ervoor dat het niet voelt als iets uitzonderlijks, maar als een normale manier om met elkaar in gesprek te blijven.