Koninklijke Oosterberg B.V. staat aan de vooravond van haar derde Fan Scan meting. In de afgelopen jaren heeft zij mooie stappen gezet in het verbeteren van medewerkerbetrokkenheid en het verder verhogen van goed werkgeverschap. We vragen Directeur P&O Marleen Vloedgraven-Vos naar het effect van de Fan Scan op de organisatie én de zaken die Koninklijke Oosterberg afgelopen jaren heeft aangepakt.
Jullie hadden op de laatste meting wederom een mooie respons; 80%. Wat is jullie succesrecept voor een dergelijke respons?
''In jaar één was de respons al heel mooi; boven de 80%. We hebben na die eerste meting vooral laten zien wat we daadwerkelijk doen met de resultaten; dit maakt dat medewerkers ook bij de tweede meting weer van zich laten horen. Om ervoor te zorgen dat de resultaten werden opgevolgd vanuit het managementteam van de organisatie, hebben we in het MT de onderwerpen verdeeld. We hebben per onderwerp een projectgroep samengesteld, aangestuurd door het MT-lid. We hebben daarnaast gedurende de jaren aandacht besteed aan het communiceren over de zaken die we daadwerkelijk aanpakten. Bijvoorbeeld in ons personeelsblad ‘de Kroonsteen’ en op het intranet. Zo zien onze mensen dat er écht iets wordt gedaan met de punten die ze belangrijk vinden; dit heeft een positief effect op het responspercentage van de volgende meting.''
Wat zijn de punten waar jullie na de laatste meting mee aan de slag zijn gegaan?
''Dat is ten eerste het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden. We zijn aan de slag gegaan met een functiehuis en hebben ons salarishuis gebenchmarkt. We hebben de bonusstructuur onder handen genomen en transparanter gemaakt en de reiskosten aangepast. Daarnaast zijn we momenteel bezig met een project waarbij we kijken naar onze verlofregeling.
Wat ook impact heeft gehad is een project gericht op werkdruk. We zijn met een externe trainer aan de slag gegaan die met onze leidinggevenden sessies over werkdruk heeft gehad: Ervaar je werkdruk? Hoe ontstaat die werkdruk? Wat kunnen we eraan doen? Zijn vragen die gesteld werden. Uit die sessies kwamen nuttige inzichten; soms is het niet de hoeveelheid werk, maar zijn het andere factoren die zorgen voor individuele werkdruk. Dáár moet je vervolgens mee aan de slag. Dat hebben we tijdens en na die sessies gedaan; er kwamen zowel actiepunten voor de leidinggevenden uit als voor het MT van Koninklijke Oosterberg.
Ook hebben we ‘Het goede gesprek’ geïntroduceerd; een manier van gespreksvoering tussen leidinggevenden en medewerkers waarbij een écht goed gesprek centraal staat en meer maatwerk geleverd wordt in de verschillende gesprekken die gevoerd worden.
Tenslotte zijn we aan de slag gegaan met werkplekcomfort, zowel in het distributiecentrum als op het hoofdkantoor. Hier zijn weer deelprojecten uit voortgekomen. Zo hebben we nieuwe koffieautomaten geplaatst, is de raambekleding op het hoofdkantoor aangepast en zijn er extra middelen in het distributiecentrum aangeschaft; concrete zaken die het werkplezier direct beïnvloeden.
Al met al hebben we dus niet stilgezeten!''
Wat viel je meest op tussen de resultaten van de 1- en 2-meting?
''Dat we op alle vlakken gestegen zijn; zowel op de belangrijkste cijfers (zoals ‘baan in totaliteit’), maar ook op de zeven thema’s. We zijn daarnaast van 1 naar 2 sterren gegaan met ons Beste Werkplek Keurmerk; een mooi resultaat! We waren toen we startten met de Fan Scan al positief verrast door de resultaten van de 0-meting, maar het is nóg mooier dat we in een jaar tijd zo’n sterke groei doormaken op medewerkertevredenheid en werkplezier.
De eerste meting heeft ons bewust gemaakt van de verschillen in werkbeleving, ook tussen afdelingen. Het maakt wel degelijk uit waar je werkt, wat je werkomgeving is, wat het soort werk is wat je doet; werken in de distributie vraagt echt een andere aanpak dan werken op het hoofdkantoor of op een vestiging.''
Hoe krijg je leidinggevenden gemotiveerd om met de resultaten van de Fan Scan aan de slag te gaan?
''Vanuit HR kun je daar rol in spelen. Ga ervoor, stimuleer ze om tot acties te komen en hou ze bij de les. Zorg ervoor dat je elk kwartaal even bij elkaar komt; zo bewaak je voortgang en progressie. We proberen leidinggevenden zelf in de regie te laten zijn en te laten zien waar hun invloed ligt, maar ze kijken soms toch wel naar HR. Leg de verantwoordelijkheid vooral waar hij hoort; deels bij HR, maar zeker ook bij de leidinggevende zelf.''
Wat is jullie recept voor de Beste Werkplek?
''De persoonlijke kracht. Binnen Koninklijke Oosterberg ben je geen nummertje, ondanks de grootte van de organisatie. Daarnaast is het uniek hoeveel vrijheid je bij ons hebt in je werk; je kunt je werk zelf vormgeven.''
Wat is het doel van de volgende meting? Wat hoop je dat je terugziet?
''De volgende meting wordt onze derde meting; ik zie het als afsluiting van de eerste cyclus. De hoop is vooral dat de ontwikkeling in tevredenheid duurzaam is. Het geeft ons een lange termijnbeeld bij ‘wat gaat goed, wat kan beter’. Het geeft ons focus en het inzicht dat bepaalde aspecten geen momentopname zijn, maar duurzaam goed geregeld zijn óf juist nog beter kunnen.''
Als je één tip mag geven aan andere organisaties die de Fan Scan gebruiken, welke zou dat zijn?
''Ga daadwerkelijk met de resultaten aan de slag, anders heeft het geen zin om ermee te beginnen. Ga niet een eenmalige meting doen, dan verlies je de support in je organisatie, maar pak je prioriteiten op en blijf meten. Maak dus de bewuste keuze om ook tijd te reserveren om de punten op te pakken als je start met de Fan Scan. Dan levert het je écht veel op.
Wat het ons heeft opgeleverd? Dingen die we misschien al aanvoelden, zijn zichtbaar gemaakt. Het heeft ons bevestigd wat we al vermoedden, en geeft ons focus. Het maakt het makkelijker om middelen te regelen om bepaalde punten op te pakken, omdat je je gevoel vanuit HR kunt staven met feiten. Het zorgt voor draagvlak binnen het MT om met bepaalde onderdelen aan de slag te gaan.''
Is er nog iets dat je kwijt wilt?
''Ik wil benadrukken dat ik de samenwerking met Fan Factory als zeer prettig ervaar. Voor ons als afdeling P&O is de Fan Scan niet alleen een instrument, maar we voelen ons écht ondersteund in de aanpak. Jullie zijn geen partij die de deur dichtdoen en ons achterlaten met rapport; jullie houden ons scherp op een leuke manier, en ondersteunen ons in hoe we ons werkgeverschap kunnen verbeteren. Jullie inspireren ons en voelen als partner. Dat vind ik superfijn en heeft het inzetten van de Fan Scan zeker tot een succes gemaakt!''