Inwerken nieuwe medewerkers

Je kunt een nieuwe medewerker niet zomaar achter een bureau zetten op zijn of haar eerste dag. Door het inwerken van een nieuwe medewerker vergroot je niet alleen zijn of haar motivatie, maar je bespaart ook nog tijd, fouten en kosten.

Een goed inwerkprogramma is essentieel

1. Regel vooraf alle nodige middelen

Het is belangrijk dat een nieuwe medewerker op zijn eerste dag alle nodige middelen tot zijn beschikking heeft. Dit betekent niet alleen dat er een beschikbare werkplek en computer is, maar dat hij of zij ook kan inloggen op het systeem, dat er een emailadres is aangemaakt, en indien van toepassing: dat er werkkleding en een toegangspasje beschikbaar zijn. Voorzie de nieuwkomer van (alléén) de meest belangrijke praktische informatie die hij nodig heeft op zijn/haar eerste werkdag. Wat zijn de kledingvoorschriften, is er lunch geregeld?

2. De overdracht

Als het mogelijk is laat je de vertrekkende medewerker de nieuwe medewerker inwerken. Is dat niet mogelijk, dan is het goed dat de vertrekkende medewerker de belangrijkste zaken op papier zet. Denk hierbij aan een beschrijving van de dagelijkse werkzaamheden, handleidingen, inloggegevens, en meer. De nieuwe medewerker kan zich hiermee in de eerste week vertrouwd maken. Verzamel een reeks aan taken waarmee de nieuwe medewerker direct aan de slag kan op zijn eerste werkdag.

3. De rondleiding

Terwijl je de nieuwe medewerker wegwijs maakt in waar hij of zij de benodigde informatie kan vinden, kun je ook wat vertellen over de ongeschreven regels binnen jouw organisatie. Vertel meer over de cultuur en het gewenste gedrag binnen jouw organisatie, zodat een nieuwkomer weet wanneer hij het goed doet. Iedereen wil tenslotte een goede eerste indruk maken.

4. Gesprekken met nieuwe collega’s

Plan in de eerste weken gesprekken met collega’s in. Deze korte, informele gesprekken zorgen ervoor dat de nieuwe medewerker niet alleen meer te weten komt over de organisatie maar ook zijn/haar netwerk binnen de organisatie leert kennen. Hierdoor verhoog je het vertrouwen, het thuisgevoel en creëer je een band tussen de collega’s.

5. Een buddy aanwijzen en evalueren

Koppel jouw nieuwe medewerker aan een collega waar hij of zij kan aankloppen voor vragen. Deze collega is bij voorkeur iemand met kennis en ervaring binnen de organisatie. Plan in de eerste paar weken wekelijks een contactmoment in om de planning van de week te bespreken, de vorige week te evalueren en eventueel vragen te beantwoorden. Deze evaluatiemomenten zijn gunstig voor beide partijen: de nieuwe medewerker wordt goed ingewerkt en jij krijgt informatie over zaken waaruit jij als organisatie lering kunt trekken.

Een onboardingprogramma is effectief in te zetten via een medewerker-app. De Fan App maakt nieuwe medewerkers fan, al voor de eerste werkdag! Het laat ze kennismaken met het werk, de collega’s en datgene dat er van ze verwacht wordt op een moderne en aansprekende manier.