Wat je medewerkers nu en straks van jou nodig hebben

Wat zijn de effecten van de Coronacrisis op de betrokkenheid van medewerkers. Hier praat ik je digitaal graag over bij. Daarnaast heb ik wat handige tips voor je verzameld die ik in dit blog graag met je deel!

Het effect van een crisis op betrokkenheid van medewerkers

Veel bedrijven hebben het effect op medewerkers en de ‘normale manier van zakendoen’ van deze Coronacrisis van tevoren onderschat en lopen nu tegen grote uitdagingen aan. De huidige onzekerheid kan helaas veel negatieve gevolgen hebben op de betrokkenheid van medewerkers. Als men kijkt naar crisisvoorbeelden uit het verleden zoals de Tweede Wereldoorlog, 9/11, de financiële crisis van 2008 en meer, zijn er twee meest voorkomende reacties onder mensen: angst, het gevoel van hulpeloosheid en slachtofferschap, OF betrokkenheid en motivatie om het beste van de situatie te maken! Dit laatste hangt er vanaf of de mens een duidelijk doel of pad vooruit heeft, waar hij of zij energie en weerbaarheid uit kan putten. Hierbij kan een organisatie een significant effect hebben. Wat ook een belangrijke factor is in het schetsen van een pad, is het herhalen van verwachtingen, en het zien van het grotere plaatje, denk hierbij aan je visie, missie en kernwaarden.

Het eerste stadium: communiceer actuele, feitelijke informatie

Nederlandse bedrijven zitten nu aan het einde van het eerste stadium van de Coronacrisis, waarin het regelmatig communiceren van actuele, feitelijke informatie naar medewerkers voorop staat. Wanneer verwachtingen vanuit de organisatie duidelijk worden gecommuniceerd (en herhaald) kan dit houvast bieden voor de onzekere toekomst. Ondanks dat een organisatie de toekomst niet kan voorspellen, geeft het medewerkers houvast als een organisatie zich voorspelbaar gedraagt. Dit uit zich in een gevoel van psychologische veiligheid. In dit eerste stadium heerst onzekerheid wat mensen kan triggeren om gepikeerd of juist laconiek te reageren. Niet alleen in persoonlijke sfeer, maar zeker ook op professioneel gebied. De werknemer wordt continu beziggehouden door COVID-19 en zoekt hierin naar begeleiding. Evalueer wat je tot nu toe hebt gedaan en gecommuniceerd en pas eventueel je crisiscommunicatie aan.

Het tweede stadium: geef ze de ruimte maar houd verbinding

Wanneer mensen thuis werken of thuis zitten zonder werk, veranderen behoeften. Het tweede stadium. Mensen hebben de situatie te accepteren zoals deze zich voordoet, dit vergt flexibiliteit tot de medewerker zijn of haar nieuwe realiteit accepteert. Reacties zijn verschillend. De één vindt thuiswerken zonder reistijd of kantoorgebruiken productief  en relaxed, de ander mist sociaal contact en ervaart thuiswerken als hectisch. Geef je medewerker de ruimte om zich in de nieuwe situatie wegwijs te maken, maar zorg er hierbij voor dat de medewerker zich niet distantieert.
Dit brengt me wederom op de emotionele reactie van de medewerker die nu thuis zit. Het distantiëren (‘alles is me even te veel’) willen we hoe dan ook voorkomen. Je wilt dat de medewerker weer bij jouw organisatie komt werken of met een ‘we slaan ons hier doorheen’ mentaliteit doorwerkt in de nieuwe realiteit. In dit tweede stadium staan mensen open voor suggesties en informatie zo lang deze past in hun eigen realiteit. Een onderzoek wees uit dat na gezondheidsinstanties, iemand zijn werkgever het meest vertrouwt om te communiceren over gezondheidsmaatregelen.

Crisiscommunicatie: top-down

We weten nu dat je er als werkgever niet omheen kan om je medewerkers te informeren en op de hoogte te stellen. Maar hoe? En wat? 21% van medewerkers geeft aan dat het niet uitmaakt via welk kanaal, als hij of zij maar regelmatig geïnformeerd wordt. De grootste groep, 48%, ziet graag dat organisatiebrede berichten via medewerker app, mail of nieuwsbrief op regelmatige basis gedeeld worden vanuit het management of de directie. Hieruit concluderen we dat top-down communicatie in crisis de beste manier is.

Wat doe je als je niets te communiceren hebt?

Wanneer je nog geen beslissingen hebt genomen of wacht op bepaalde informatie, is dat geen probleem op zich, maar het is wederom belangrijk om ook dan van je te laten horen. Dit toont transparantie en gedeelde zorg om de toekomst.

Om jou wat houvast te geven bij het informeren van je mensen hierbij wat tips:

  • Toon leiderschap als organisatie en stel je empathisch op, dit kun je doen door te checken hoe het gaat met je medewerkers en simpelweg bereikbaar te zijn.
  • Communiceer snel; gebruik een online platform wat continu geüpdatet kan worden, Fact: je geloofwaardigheid is wat het vertrouwen in jouw organisatie maakt of breekt in deze tijden.
  • Wees accuraat; wat zijn vragen die bij medewerkers spelen? Stel een FAQ op die je ook kunt updaten.
  • Laat van je horen! Na iedere persconferentie of overheids-regulatie update. Wees authentiek. Een copy-paste bericht van het RIVM komt wat onpersoonlijk over dus maak er je eigen boodschap van.. Bijvoorbeeld d.m.v. een videoboodschap van de directeur om zijn medeleven te uiten en medewerkers een hart onder de riem te steken.

Zoek contact

Na deze periode van actief informeren, is het belangrijk voor de organisatie om te luisteren naar haar medewerkers in de vorm van feedback en het beantwoorden van vragen. Op deze manier voelen medewerkers zich gezien en gehoord. En wanneer deze ‘we komen hier samen doorheen’ mentaliteit aanwezig is, kan het zomaar zo zijn dat je hier als organisatie sterker uitkomt. Voorbeelden die wij bij onszelf en klanten zien zijn thuiswerk foto’s, vlogs van collega’s of het delen van sportactiviteiten en recepten.

Het derde stadium: de toekomst

Hier gaat de lange termijn een rol spelen. Er wordt veel gesproken over de economie. De implicaties van de Coronacrisis op het leven van iedere medewerker als zowel het bedrijf worden duidelijker en komen dichterbij. Wat wordt de strategie van het bedrijf na de Coronacrises en welke implicatie heeft dit voor haar medewerkers? Blijf je medewerkers op een transparante manier informeren en bereid je voor op het brengen van eventueel slecht nieuws. Ook bij het lange termijn denken worden emoties opgeroepen bij alle medewerkers, het kan de aanleiding zijn voor nog meer motivatie dan voorheen maar het kan ook voor angst zorgen.

Werk scenario’s uit

Een organisatie doet er goed aan verschillende scenario’s uit te werken en zich voor te bereiden op het overbrengen van slecht nieuws.Wanneer de medewerker zijn gewone leven weer oppakt is het belangrijk om doelstellingen te hebben en een gezamenlijke richting te schetsen. Zowel voor medewerkers die weer ‘opstarten’ als voor de medewerker die afscheid heeft moeten nemen van collega’s.

Ik wens je heel veel succes bij het implementeren van bovenstaande tips. Stay safe!

Ik heb veel gelezen over Crisis communicatie op Gallup, World Economic Forum, Edelman en (veel) meer, als je vragen hebt over statistieken of bronnen, laat het me weten en ik stuur ze je graag toe.

Meer weten?

Meer weten? Neem dan contact op met Judith Lev.

judith.lev@fanfactory.nl