Tips om slimmer te werken
Veel mensen accepteren een manier van werken die onhandig is zonder dat door te hebben. Sta daarom regelmatig stil bij wat je doet, hoe je dit doet en waarom je dit doet. Het liefst samen met een collega. Dat is belangrijk om je werk goed te kunnen blijven doen. Het helpt je om je werk slimmer in te richten en daardoor je werk leuker en makkelijker te maken!
Hier lees je hoe je dit het beste kunt aanpakken.
Aan het eind van de dag naar huis met het gevoel dat je écht iets hebt gedaan?
Slimmer werken begint met je bewust worden van een aantal zaken:
- Voor wie werk ik? En dan bedoel ik niet, voor je baas of leidinggevende, maar ken je je klant, gast, patiënt of cliënt. Wat is voor hem/haar belangrijk?
- Wat ben ik aan het doen?
- Heeft mijn klant daar iets aan? Bijvoorbeeld:
- Heeft mijn klant er iets aan dat ik op zoek ben naar gereedschap?
- Heeft mijn klant er iets aan dat ik steeds maar weer aan het plannen en herplannen ben?
- Hoe komt het op mijn klant over dat er rommel in het zicht ligt?
Tip 1: Zorg dat je weet wat je klant (gast, patiënt of cliënt) belangrijk vindt.
Jij staat achter de schermen, je klant staat er voor. Kijk eens door de ogen van klant.
- Doe eens alsof je zelf een klant bent van de organisatie waar je werkt en kijk met een open blik hoe je het beleeft
- Vraag een collega eens om kritisch te vertellen wat hij/zij goed en minder goed vindt aan jouw werk of dienstverlening
- Of vraag gewoon eens aan een klant, wat hij/zij er van vindt én wat hij/zij echt belangrijk vindt
Los meteen 1 verbeterpunt op en zorg dat 1 goed punt versterkt wordt. En doe dit een maand later nog eens! Zo wordt je steeds een beetje beter.
Tip 2: Verspil je tijd en energie niet!
Dat klinkt misschien een beetje flauw, natuurlijk verspil je je tijd niet. Maar hoe vaak loop je met lege handen? Hoe vaak kun je iets niet vinden, omdat het niet op de juiste plek ligt? Hoe vaak sta je te wachten, bijvoorbeeld op een collega of op de lift? Of hoeveel extra tijd kost het werken met slecht of kapot materiaal je?
Al dat soort dingen noem je verspillingen. Je klant heeft er niets aan en jij wordt er niet vrolijk van. De volgende verspillingen kun je meteen zelf aanpakken:
- Talent: je doet niet waar jij echt goed in bent. Je komt er niet aan toe, omdat je het te druk hebt met andere dingen. Of je team heeft de werkzaamheden niet handig verdeeld. Door slim samen te werken kun jij je collega helpen en je collega jou, waardoor het werk sneller en/of beter gebeurt. En jullie ook nog eens meer plezier in het werk hebben!
- Voorraad: alles wat in het magazijn, de koelcel, vriescel, voorraadkast enzovoort ligt. Kijk daar eens kritisch naar: gebruik je alles? Gaan er dingen over de datum, moet je vaak aanvullen of bijna nooit? Een overzichtelijke en complete voorraad werkt prettiger.
- Beweging: Hoeveel loop je op een dag op en neer? En hoe komt dat? Loop je veel heen en weer, omdat je niet al je spullen bij de hand hebt of omdat er spullen in de weg staan? Doe daar dan wat aan! Kijk kritisch naar je werkplek en pak een keer een paar uurtjes om de boel op te ruimen en slimmer in te richten.
Weg dus met die verspillingen!
Tip 3: Doe je werk in 1 keer goed
Je kent het vast wel. Je bent bezig met een taak maar maakt hem niet helemaal af, omdat:
- Je gestoord wordt
- Je niet alle spullen hebt die je nodig hebt
- Je dingen vergeet
- Je niet genoeg tijd hebt
Dat is heel vervelend. Zo kun je de hele dag bezig zijn en aan het eind van de dag denken: wat heb ik nu eigenlijk gedaan. Maar aan punt 2, 3 en 4 kun je zelf wat doen.
Kijk eens voor de taak die je het meest doet of je alles altijd bij de hand hebt. Zo niet, doe er wat aan! Daar heb je waarschijnlijk collega’s bij nodig. Je moet samen bijvoorbeeld afspreken waar iets opgeborgen wordt of hoeveel voorraad er moet zijn. Verbeter iedere twee weken 1 ding en na twee maanden werk je een stuk slimmer!
Soms vergeet je iets, dat kan gebeuren. Maar wees kritisch op jezelf. Zijn er taken die je dagelijks of wekelijks doet, maar waar je veel voor moet onthouden? Maak het jezelf gemakkelijk en maak een spiekbriefje! Het liefst 1 die je collega’s ook kunnen gebruiken. Met een spiekbriefje vergeet je niets. Makkelijk voor jou en heel fijn voor je klant!
Je wil of moet meer doen dan je kunt. Dat is heel lastig, want je kunt er stress van krijgen. Vaak heb je niet genoeg tijd omdat je veel gestoord wordt. En je doet vaak meerdere dingen door elkaar heen. Daardoor lijkt het alsof je lang met iets bezig bent, maar dat is niet altijd zo. Wist je dat het gemiddeld 11 minuten duurt voordat je hersenen weer helemaal klaar zijn voor een nieuwe taak? Hoe meer je door elkaar heen doet, hoe meer je hersenen moeten omschakelen.
Bedenk manieren waardoor je aan één stuk door kunt werken aan een taak. Denk aan het volgende:
- Wees realistisch: plan nooit 2 uur voor iets in als je weet dat het niet gaat lukken om 2 uur ongestoord aan iets te werken
- Kies het juiste tijdstip om iets te doen, doe bijvoorbeeld geen administratie op het drukste moment van de dag, de kans is groot dat je moet bijspringen in de operatie
- Werk je met een computer en/of telefoon? Zet dan even een uurtje je mail uit en zet je telefoon op stil!
Succes!
