Teams- of Zoommeetings saai? Met deze 5 tips maak jij van jouw interne online meetings een effectief feestje!

We hebben het allemaal in deze coronatijd wel eens gehad; een Teams meeting. Ik hóór het je denken: ‘saai, langdradig!’. Dit hoeft helemaal niet het geval te zijn. Met de 5 tips uit deze blog help ik jou naar een leuke en effectieve meeting waar jouw medewerkers blij van worden! Gauw verder lezen dus.

1. Inchecken! Is iedereen aan boord?

De meeting is begonnen en gauw beginnen met de inhoud van de meeting? Nope! Begin de meeting met een check-in rondje. Laat elke medewerker even aan het woord, of stel iedere keer een andere (ludieke) vraag waar alle deelnemers antwoord op mogen geven! Op deze manier begin je de meeting op een luchtige manier. Andere voordelen hiervan zijn dat de medewerkers zich meer ontspannen voelen en de verbinding wordt gestimuleerd!

Bij Fan Factory beginnen we elke maandag de week met een weekstart. Vaste prik is dat we beginnen met een weekendrondje; wat heeft iedereen gedaan in zijn weekend?  Dit doen we zodat iedereen even iets leuks met elkaar kan delen i.p.v. meteen met de serieuze kant van de meeting te beginnen. Stiekem vinden we vinden het natuurlijk ook gewoon leuk om te weten dat Selma weer een stuk van het Zuiderzeepad heeft gelopen en dat de ratjes van Maron kleintjes hebben gekregen 😉.

2. Spelletje doen?

Een vergadering geeft bij veel medewerkers stress (45% van de werknemers geeft aan hier last van te hebben volgens het “vergader jezelf gelukkig” boek). Want wat gaat er behandeld worden in de meeting? Is het goed of slecht nieuws? Wat als ik het niet eens ben met de inhoud van de meeting? Hoe haal je die stress weg bij jouw medewerkers tijdens de meeting? Door te spelen! Dit klinkt misschien raar, maar wetenschap heeft bewezen dat mensen het snelst van hun stress afkomen door te spelen. Verzin tijdens de meeting spelletjes! Tover een bingokaart op het scherm waarbij medewerkers zo snel mogelijk 3 op een rij moeten verzamelen of verras je medewerkers met een ander spel.

Bij Fan Factory hebben we al diverse spellen geïnitieerd, zoals die keer dat alle medewerkers 5 minuten de tijd kregen om het logo van Fan Factory te maken met ingrediënten uit hun kruidenla. Of die keer dat we 5 minuten de tijd kregen om ons op ons aller-feestelijkst aan te kleden om virtueel te proosten op 5 jaar Fan Factory. Deze onverwachte online uitdagingen werken echt om de energie en teamspirit erin te houden! Niet alleen de medewerkers hebben hier baat bij maar jij als werkgever ook, want een gestreste medewerker is geen fan van werk en merk.

3. Interactie = actie

Luisteren, luisteren & nog eens luisteren, dat is wat veel medewerkers bij een vergadering denken en van een uur lang naar iemand luisteren wordt niemand vrolijk. Daarom is het zoals de titel al zegt belangrijk dat er veel interactie is tijdens de meeting. Voordelen van een interactieve meeting zijn dat je de concentratie van je medewerkers vasthoudt en dat ze wel moeten luisteren, anders vallen ze door de mand tijdens het interactieve gedeelte. Maak tijdens de interactieve gedeeltes gebruik van de functie “break-out rooms” hierin kan elke medewerker met zijn groepje aan de slag met de opdrachten die jij meegegeven hebt. Het voordeel van jouw medewerkers in groepjes laten werken is dat ze elkaar beter leren kennen en elkaar hun kennis kunnen overdragen, meer weten of kennis overdragen? Lees dan gauw de blog “kennis is macht, maar kennis delen is kracht!”

4. Laat die hersens kraken

Hersenkrakers en raadsels hebben een positief effect op een Teams meeting. Waarom? Volgens Harvard Business Review is er een direct verband tussen werkgeluk en uitdaging! Door jouw medewerkers tijdens de meeting soms op een kleine manier uit te dagen door ze iets te laten oplossen, zorg jij ervoor dat de energie en het concentratielevel van jouw medewerkers stijgt, om vervolgens weer helemaal klaar te zijn voor de rest van de meeting. Daag daarom jouw medewerkers gedurende de meeting uit door ze verschillende raadsels of hersenkrakers voor te leggen!

5. Check-out!

De meeting is voorbij, maar hoe zorg je ervoor dat je weet of de medewerkers wat geleerd hebben en dat ze met positief gevoel de meeting verlaten? Eindig -je bent tenslotte ook gestart met een check-in- met een…check out! Maak weer een rondje langs alle medewerkers en kies ook hiervoor een ludieke vraag of stelling. Vraag bijvoorbeeld naar de grootste blunder van je mensen in de afgelopen maand. Of vraag medewerkers om hun succes(je) van de week te delen, zo houd je de positieve flow erin. Successen vieren levert een goede teamsfeer op wat leidt tot een hogere productiviteit, daarnaast verlaten de medewerkers met energie de meeting. Genoeg reden om successen te vieren!

Benieuwd naar onze andere blogs over het behouden en betrekken van medewerkers? Of ben je benieuwd wat Fan Factory voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan even een kijkje op onze website.