Offboarding checklist
Hoe zorg je ervoor dat de offboarding binnen jouw organisatie soepel verloopt en dat medewerkers met een tevreden gevoel de organisatie verlaten? Met onderstaande checklist helpen wij jou op weg om van verlatende medewerkers fans te maken.
1. Bedankt voor alles
Maak tijd om de medewerker te bedanken voor zijn bewezen diensten. Hierdoor voelt de medewerker zich gewaardeerd en gaat hij/zij met een positief gevoel weg.
2. De overdracht
Spreek tijdig af wat je van de overdracht verwacht en welke taak aan wie kan worden overgedragen. Plan twee dagen voorafgaand aan de laatste werkdag een moment in om de overdracht door te nemen; er is dan nog tijd genoeg om aanpassingen door te voeren.
3. Wat heeft jouw vertrekker van je nodig?
Als werkgever kun jij veel betekenen voor de vetrekkende medewerker. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een referentie, getuigschrift, laatste afspraak met de bedrijfscoach, dagje
meelopen met een collega ter voorbereiding op de nieuwe baan, etcetera. Laat je medewerker uitspreken wat hij/zij van jou nodig heeft om het vertrek soepel te laten verlopen en als fan de organisatie te verlaten.
4. Zakelijke afstemming
Niets zo vervelend als onduidelijkheden over openstaande vakantiedagen, al dan geen eindejaarsbonus ontvangen en het al dan niet inleveren van bedrijfskleding. Breng dit pro-actief ter sprake, zodat de medewerker er niet achteraan hoeft.
5. Exitgesprek
Ook al ben je nog zo druk, bedenk dat een vertrekkende medewerker een jaarsalaris kost. Het is dus belangrijk om te achterhalen hoe iemand terugkijkt op zijn loopbaan bij jouw organisatie. Wat zijn de redenen voor vertrek? Had je dit tegen kunnen gaan? Verzamel in het exitgesprek zoveel mogelijk feedback. Voer dit gesprek het liefst op de laatste werkdag door bijvoorbeeld een HR- collega; de medewerker zal zich vrij voelen om eerlijk te zijn over verbeterpunten. Werk je met een digitale tool? Bouw dan automatisch een poll in op de laatste werkdag; zo heb je geen omkijken meer naar het stellen van de juiste vragen en het bepalen van het juiste moment. Op deze manier kun je ook naar cijfers vragen in plaats van enkel kwalitatief onderzoek te doen.
6. Eruit met een knaller
Geen vertrek zonder een feestje! Organiseer een passend afscheid (tips? Luister naar onze podcast over offboarding) voor de vertrekkende medewerker. Maak een teamlid verantwoordelijk voor de organisatie en zorg er ten alle tijden voor dat de vertrekkende medewerkers niet zijn eigen feestje hoeft te organiseren! Zorg tijdens dit afscheid voor een persoonlijke speech waarin de vertrekkende medewerker zich erkend en gewaardeerd voelt.
7. Blijf in contact
Verlies jouw fans niet uit het oog! Check op gezette tijden hoe het met ze gaat, of ze happy zijn met hun nieuwe job (of misschien wel terug willen komen ;-)) en bouw aan een alumni netwerk. Betrek oud werknemers bijvoorbeeld op het gebied van productontwikkeling.
Door middel van deze checklist kom je een eind op weg bij het goed offboarden van jouw medewerkers, maar het kan natuurlijk altijd beter en gepersonaliseerder! Breid daarom de checklist uit met dingen die echt bij jouw organisatie en medewerkers passen en laat het ons weten! Succes met het creëren van nóg meer medewerkers die als fan jouw organisatie verlaten.
