Interview met HR adviseur in crisistijden

‘Alles wat je in deze tijd doet, wordt onthouden’.

De dilemma’s van een HR adviseur in tijden van corona: een interview met Bianca Buurman.

Hoe groot is de impact van corona op jullie organisatie?

‘De vraag naar ons product was heel groot. We hebben enorm veel investeringen gedaan in nieuwe mensen, die aan het begin stonden van hun interne opleidingstraject. Nu door de Coronacrisis de vraag naar onze producten en diensten echter minder groot is, moeten we vervelende keuzes maken. Zo hebben we twee mensen in hun proeftijd moeten laten gaan. Tja, als je de baan van tien mensen voorlopig veilig kunt stellen door er twee te laten gaan; kun je niet anders. De beslissing nemen is niet leuk, toch moet je dingen soms zakelijk bekijken, ook als HR-adviseur.’

Hoe hebben jullie de communicatie richting medewerkers aangepakt?

‘Wij zijn van begin af aan veel en vaak gaan informeren. Al vanaf het moment dat Nederland in lockdown ging, hebben we iedere ochtend om 08.30 crisisoverleg met het managementteam. We zitten op deze manier kort op de bal en bespreken elke dag waar we de medewerkers die dag over moeten informeren en wat ons beleid wordt rondom thema’s als thuiswerken en andere maatregelen. Onze directeur stuurt nu iedere vrijdag een mail rond en probeert zo transparant mogelijk onze medewerkers te informeren. Zijn het HR gerelateerde zaken -zoals tips om de werkplek Arbo technisch verantwoord in te stellen- dan pak ik de communicatie op.’

Waarin blinken jullie uit en wat zou je beter kunnen doen?

‘We hebben de Corona Pulsecheck van Fan Factory gedaan en hebben bevestigd gekregen dat men tevreden is met de manier waarop we communiceren. Prettig om te merken, want uit de Fan Scan resultaten van enkele maanden geleden kwam dit als belangrijk aandachtspunt uit de bus. Aandachtspunt voor onszelf is het benoemen van successen, dit hebben we ook teruggekregen vanuit de organisatie in de pulsecheck. De valkuil is dat je in moeilijke tijden nadruk legt op het zware weer waar je in zit; echter is het juist zo belangrijk om ook kleine successen te delen om de positiviteit en motivatie hoog te houden.’

Welke kansen zie je in deze coronacrisis?

‘Een kans die ik zie is duidelijk communiceren over: “Waaraan draag ik bij, wat wordt er van mij verwacht, wat draag ik bij aan de organisatie?” Je merkt dat mensen daar nu extra naar op zoek zijn. Dit moet echter wel in de aard van de organisatie zitten, je moet de antwoorden zelf scherp hebben voordat je ze aan je medewerkers kunt geven. Hetzelfde geldt voor transparantie; als het normaliter niet in je cultuur zit om veel te delen, zul je merken dat je dat ook in deze tijden terugziet. Ik geloof er echter wel in dat je mensen zoveel mogelijk inzicht moet geven en zo open mogelijk mag zijn; zit dit niet in de aard van je organisatie, grijp dit moment dan aan om daar stappen in te zetten.’ 

Wat zijn momenteel lastige keuzes voor je?

‘Een voorbeeld is de openheid van zaken die je geeft. Het liefst wil je zo transparant mogelijk zijn. Echter; je weet ook dat alle ogen op jou als managementteam gericht zijn en wilt niet het risico lopen dat medewerkers afknappen op bepaalde besluiten.

Maar ook het beslissen wat je wel en niet kunt doen: we hebben zoals gezegd medewerkers moeten laten gaan in hun proeftijd en wilden los daarvan toch graag een kleine attentie aan onze medewerkers sturen met Pasen. “Kun je dit nu wel of niet doen, zorgt het voor scheve gezichten of niet?” zijn op dat moment vragen die je bezighouden, dit zullen HR collega’s zeker herkennen.’

Wat merk je dat nu bij medewerkers speelt?

‘Je ziet grote verschillen. Sommigen maken zich zorgen over hun baan, anderen totaal niet. Er spelen vooral veel dagelijkse vraagstukken: “Moet ik wel of niet naar kantoor en gebruik maken van het ov? Moet ik bij de klant op locatie werken, is het daar veilig?” Mensen willen daarnaast weten hoe we verder gaan; “wat wordt onze strategie, onze koers, wat betekent dat voor mij?” Vanuit het MT zijn we natuurlijk ook zoekend; waar gaat de wereld heen? Wat betekent dit voor onze business? Is het te vroeg om strategie te gaan herijken of moeten we dit nu júist doen?’

Wat doe jij vanuit jouw rol om betrokkenheid en motivatie te stimuleren?

‘Ik geloof in het houden van verbinding. Alle gesprekken doe ik zelf door middel van videobellen. Ik bel wekelijks met alle managers en adviseer ze om kortcyclisch met alle mensen in gesprek te zijn. Dit doen ze gelukkig allemaal. Er zijn bepaalde groepen mensen die geen manager hebben; deze benader ik zelf om toch in verbinding te blijven staan. Via ons intranet proberen we daarnaast de social community op gang te brengen door middel van fun content: maak een foto van je huisdier, maak een foto van je thuiswerkplek. We hebben een kaart gestuurd met Pasen en sturen nu tompoucen rond; op die manier proberen we ook deze periode te gebruiken om wat extraatjes aan te bieden aan onze mensen.’

Heb je voorbeelden van andere dilemma’s waar je mee te maken hebt gehad?

‘Van collega HR adviseurs van buiten mijn eigen organisatie hoor ik bijvoorbeeld dat het extra moeilijk is om medewerkers die je middels een vaststellingsovereenkomst wilde laten vertrekken -al voordat de crisis insloeg-, te laten gaan. Zij willen niet meer weg nu de kans op een nieuwe baan zoveel onzekerder is dan voorheen. Als ik met dergelijke situaties te maken krijg probeer ik de situatie toch los te koppelen van corona en het vanuit zakelijk perspectief te bekijken.’

Welke tip heb je voor collega HR adviseurs?

‘Ik hoop echt dat medewerkers de ruimte krijgen om naar hun eigen gevoel te mogen luisteren. Dwing je medewerkers nergens toe; dit krijg je altijd terug. Zo vroeg ik een medewerkster om onze receptie te bemannen, waarop zij aangaf dit liever niet te willen doen. Ze moest met het ov komen en wilde het ov niet gebruiken om de beschikbare plaatsen over te laten aan mensen met vitale beroepen. Dat is toch hartstikke mooi, dat ze daar zo over nadenkt? Wie ben ik dan om dit haar te verplichten? Nee, ik hoop dat alle organisaties luisteren naar hun medewerkers, waar dit kan. Wellicht is er een enkeling die er misbruik van maakt, maar de goodwill die je kweekt bij de rest is meer waard. Als HR adviseur heb je intern de taak om op te komen voor de medewerkers en hun belangen, zonder het belang van de organisatie uit het oog te verliezen.’

‘Maak daarnaast duidelijke afspraken. Spreek duidelijk af wat je van iemand mag verwachten. Laat dingen niet onbesproken. En onthoud: als werkgever heb je plichten, als werknemer ook. Goed werknemerschap is net zo belangrijk als goed werkgeverschap, daar mag die enkeling die misbruik lijkt te maken van de situatie best op gewezen worden.’ 

‘Vergeet niet: alles wat je in deze tijd doet, wordt onthouden. Dit geldt natuurlijk altijd op belangrijke momenten, maar onthoud dit bij de acties die je onderneemt in deze periode.’