Hoe bewaak je als HR manager de Fan Factor? Interview met Patricia van Olderen

Het bewaken van de Fan Factor in Coronatijden: interview met onze eigen HR manager Patricia

Deze maand interviewden we Patricia van Olderen, onze eigen HR manager. Zij is dat niet alleen voor Fan Factory, maar ook voor zusterorganisaties Foodstep en PS in Foodservice. Voor deze drie bedrijven bewaakt zij de Fan Factor. Hoe doet ze dat?

  • Welke superkrachten bezit jij, dat je voor 3 bedrijven de Fan Factor bewaakt?

‘Sowieso kan dit alleen als bedrijven niet te groot zijn. Ik heb de luxe dat ik tijd en aandacht aan alle mensen kan besteden. Een bewuste keuze van de organisaties, want investeren in het welzijn van je mensen kan veel ellende besparen én zorgt ervoor dat mensen het beste uit zichzelf halen. Om deze rol te kunnen vervullen heb je empatisch vermogen nodig, moet je in staat zijn om goed te kunnen luisteren en is het belangrijk dat je oprecht geïnteresseerd bent. Daarnaast moet je natuurlijk goed kunnen plannen en organiseren als je deze rol voor meerdere bedrijven op je neemt.’

  • Wat is de Fan Factor?

‘De Fan Factor is de combinatie van plezier hebben in je werk, vol overgave je werk doen en er nog een bijdrage mee leveren aan de organisatie ook. Wij meten die Fan Factor van onze mensen natuurlijk regelmatig met onze eigen Fan Scan; ik krijg dus naast de kwalitatieve meetmomenten, ook kwantitatieve input waar ik mijn plannen op baseer.’

  • Hoe zie je of iemand de Fan Factor heeft?

‘Dat kun je zien aan de energie die iemand uitstraalt. Hoe iemand in zijn vel zit kun je aan iemand aflezen. Of hij goed werk levert kun je zelf niet altijd beoordelen, maar dit kun je natuurlijk uitvragen bij zijn of haar leidinggevende. Ook bij introverte mensen kun je de Fan Factor lezen; je hoeft niet per definitie een heel enthousiast of energiek persoon te zijn om de Fan Factor te hebben of uit te stralen.’

  • Welke signalen tonen aan dat de Fan Factor even ver te zoeken is bij iemand?

‘Het vermijden van contact met collega’s, een lang gezicht, het verspreiden van negativiteit. Desinteresse, laksheid, het niet meedoen aan teamactiviteiten. Of, als het gaat om groepen in plaats van individuen: het praten over elkaar in plaats van met elkaar.’

  • Hoe handel jij vanuit je HR-rol, als je deze signalen krijgt?

‘Ik ga direct het gesprek aan. We gaan een rondje lopen of ik bel. Ik bespreek hoe het met iemand gaat en toon oprechte interesse. Ik vraag door, ook als iemand in eerste instantie niet over de brug komt met zijn ware gevoelens. Ik houd iemand een spiegel voor en bied eerste handvatten om de situatie om te draaien. Echt luisteren en empathie tonen is vaak al wat grote waarde voor de desbetreffende collega. Daarnaast acteer ik direct; dat heb ik in de loop der jaren wel geleerd.’

  • Wat doe je om te voorkomen dat je er te laat achter komt dat iemand uitvalt?

‘Door gedurende het jaar, met alle medewerkers coachingsgesprekken te voeren. Ik doe dat vanuit HR; bij veel organisaties doet de leidinggevende dit zelf. Bij ons niet: dat ontlast de managers en omdat het mijn dagelijkse werk is herken ik snel bepaalde signalen. Bij ons werken veel millennials en generatie Z-ers: zij krijgen en pakken veel eigen verantwoordelijkheid dus we moeten ze soms tegen zichzelf beschermen. Afhankelijk van de situatie geef ik direct een oplossing. Je moet vaak even afstand kunnen nemen van het werk. Ik stuur ze vaak direct naar huis als ik overwerktheid vermoed. Je denkt dat je niet kunt worden gemist, maar kunt dat wél. Gelukkig heb ik de vrijheid bij de  bedrijven waar ik voor werk om mensen daadwerkelijk naar huis te sturen. Als iemand dan weer begint help ik ze om zaken op een rijtje te krijgen: wat heb je liggen, wat ga je als eerste doen. Waar nodig verdeel ik taken opnieuw met het team.

Mensen maken problemen voor zichzelf vaak groot. Dat snap ik, want toegeven dat je niet lekker in je vel zit voelt als falen, maar er is áltijd een oplossing! Ga het gesprek aan, durf te zeggen wat er is. Als iemand niet durft en je krijgt signalen als (HR) manager, vraag dan direct uit wat er aan de hand is. Als je te lang wacht en iemand belandt in een burn-out, ben je ver van huis.

  • Hoe ga je om met het feit dat jij vanuit HR verantwoordelijk voelt voor de Fan Factor, maar weet dat de leidinggevenden uiteindelijk de bal moeten pakken?

Ik probeer medewerkers te stimuleren zelf met hun leidinggevende in gesprek te gaan. Ik voel het als belangrijke taak om medewerkers zelf klaar te stomen om deze gesprekken te kunnen voeren. Door daarnaast elk jaar de Fan Scan te doen, heb ik bewijslast waarmee ik leidinggevenden soms aan kan zetten om extra aandacht te besteden aan bepaalde zaken. We weten tenslotte als geen ander dat echte fans zoveel opleveren!

  • Welke tips heb je voor andere HR managers, specifiek in coronatijden?

Blijf persoonlijk contact houden. Het kost tijd, maar het wordt ontzettend gewaardeerd. Mensen willen hun hart luchten en snakken soms naar een luisterend oor. Als je een grote span of control hebt, bedenk dan een manier om leidinggevenden te stimuleren om dit te doen. Is ook hun span of control te groot voor persoonlijke aandacht, maak dan elk kwartaal duo’s die dat kwartaal elkaars buddy zijn en elkaar veel gaan opzoeken. Onze Selma vertelt daar meer over in haar blog.