In 7 stappen: heldere communicatie in onzekere tijden

In tijden van onzekerheid - waar we nog steeds in zitten- zorgt heldere, transparante en oprechte communicatie vanuit leiders voor het gevoel van veiligheid. Kijk maar eens kritisch naar de persconferenties die nu al maandenlang in alle landen om ons heen gegeven worden; de succesvolle leiders van een land geven het volk een gevoel van veiligheid. Voor organisaties is het net zo belangrijk om dit veilige gevoel onder medewerkers te creëren! Ik help je hierbij graag op weg, met 7 tips voor interne communicatie in crisistijden:

1: Actualiteit en feiten

Op regelmatige basis is er nieuwe informatie en worden er nieuwe ontwikkelingen in het nieuws gedeeld. Zorg dat je als organisatie altijd op de hoogte bent van de laatste feiten en vertaal dit snel naar wat het voor jouw medewerkers betekent. Gebruik een medewerkersplatform dat iedereen continu van updates voorziet. Zo voorkom je dat medewerkers onbeantwoorde vragen hebben die ze zelf gaan invullen.  

Laat dus veel en vaak van je horen! Na iedere persconferentie of update vanuit de overheid. En wees hierin authentiek; een copy-paste bericht van het RIVM komt wat onpersoonlijk over dus maak er je eigen boodschap van. Bijvoorbeeld d.m.v. een videoboodschap van de directeur om zijn medeleven te uiten en medewerkers een hart onder de riem te steken.

2: Top-down

21% van medewerkers geeft aan dat het niet uitmaakt via welk kanaal er gecommuniceerd wordt, als hij of zij maar regelmatig geïnformeerd wordt. De grootste groep, 48%, ziet graag dat organisatiebrede berichten via medewerkerapp, mail of nieuwsbrief op regelmatige basis gedeeld worden vanuit het management of de directie. Top-down communicatie in crisistijden is de beste manier. Dit geeft het vertrouwen aan medewerkers dat ze gezien worden door de eindbeslissers. Denk niet: de ergste Corona-hoos is voorbij dus ik hoef geen updates meer te geven; het blijft een onzekere periode voor veel medewerkers.

3: Evalueer 

Evalueer jouw manier van communiceren in deze crisistijden door de mening van je medewerkers te vragen middels een korte pulsecheck. Meet hoe zij in de wedstrijd zitten en wat zij vinden van de aanpak van de organisatie. Zo laat je blijken dat je naar ze wilt luisteren en kun je je aanpak verbeteren waar nodig, om iedereen aan boord te houden. Fan Factory biedt hiervoor een korte Corona Pulsecheck (enquête) aan vanaf €195 incl. rapport met antwoorden en conclusies. Bekijk onze website om de verschillende opties te bekijken. 

4: Verbinding

Naast het proactief informeren van de club wil je ook het teamgevoel blijven stimuleren. Hou het dus niet alleen bij zenden maar bied ook mogelijkheid tot interactie onderling. Beperk je niet tot zakelijke updates maar stimuleer ook het delen van persoonlijke berichten om de onderlinge binding een boost te geven. Nu digitaal de enige manier van communiceren is, wil je dat het zo dicht mogelijk in de buurt komt van de normale gesprekken en lolletjes op de werkvloer. Faciliteer hiervoor een online omgeving waarin men in subgroepen interactief kan communiceren, want om nou je off-day aan de hele organisatie per mail te delen is wel een heel grote drempel... Begin zelf natuurlijk met het goede voorbeeld te geven in deze community; stel vragen, deel hoe je zelf in de wedstrijd staat en nodig collega’s uit om hetzelfde te doen.

5: Wekelijkse motivatie

Behapbare doelstellingen zijn altijd al belangrijk geweest. Toewerken naar concrete doelen en deze afronden geeft nou eenmaal een goed gevoel en zorgt voor motivatie om door te gaan. Nu de thuiswerksituatie het voor de meesten moeilijker maakt om gemotiveerd te blijven, is het slim om de doelstellingen nog meer behapbaar te maken. Zorg dat ieder team aan het begin van de week de tijd neemt om actief na te denken over wat zij wil opleveren. Wekelijkse kleine doelen stellen en delen met elkaar houdt de productiviteit erin! 

6: Zingeving

Ik adviseer je om deze periode te gebruiken als een kans die zich voordoet. Namelijk, om de verbinding van je troepen met jouw merk te vergroten. Mensen willen graag iets doen in dienst van iets groters dan henzelf. Een bedrijf uit de coronacrisis helpen is zoiets groots! Wat kun je nu doen om het gevoel van zingeving, trots en verbondenheid een boost te geven?

• Eerlijk zijn over de (financiële) uitdagingen in de bedrijfsvoering. 
• Duidelijk benoemen wat nu de koers is en wat prioriteiten van de organisatie zijn om te overleven.
• Benadrukken hoe iedereen in zijn/haar rol daar een bijdrage aan levert.
• Mensen betrekken bij het bedenken van de ideeën voor de nieuwe manier van werken.

7. Geen nieuws?

Wanneer je nog geen beslissingen hebt genomen of wacht op bepaalde informatie, is dat geen probleem op zich, maar het is wederom belangrijk om ook dan van je te laten horen. Dit toont transparantie en gedeelde zorg om de toekomst. Liever communiceren dat er geen nieuws is, dan niets communiceren.

Aan de slag met meten of verbeteren?

Door onze ervaring met het inzetten van de Fan App als intern communicatiemiddel bij diverse opdrachtgevers weten we exact wat wel en niet werkt bij het bereiken en betrekken van je medewerkers. Wil je hier met ons over sparren? Of ben je benieuwd hoe de Fan App je communicatie kan faciliteren? Bel mij dan gerust op 06-23828743 of bekijk de demo van de app op je gemak. 

Ben je benieuwd of het uberhaupt zinvol is om met communicatie aan de slag te gaan of dat er andere zaken zijn waar je medewerkers nú behoefte aan hebben om gemotiveerd te blijven? Zet dan vanaf €195 de Corona Pulsecheck in bij jouw organisatie en meet hoe jouw medewerkers in de wedstrijd staan. Neem contact op als je daar graag gebruik van wilt maken.