Feedback is een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander en is onmisbaar als je met anderen samenwerkt. Je moet zo nu en dan kunnen zeggen dat het werk van de ander niet in orde is, of juist heel erg goed is. Feedback geven, duidelijke afspraken maken en eerlijk zijn tegen elkaar maakt een goed team.
Mensen denken vaak bij feedback meteen dat het om iets vervelends gaat, maar feedback geven is ook complimenten uitdelen. Mensen leren vaak veel meer van complimenten op werk dat ze goed hebben gedaan, dan van kritiek op fouten. Positieve feedback is dan ook heel motiverend.
Negatieve feedback geven daarentegen is wellicht wat lastiger, maar goed geplaatste feedback op het juiste moment helpt iemand juist om zijn/haar werk beter te doen.
Kort samengevat zijn de doelen van feedback:
Hoe zou jij aangesproken willen worden? Niemand zit te wachten op een uitbrander, zeker niet waar iedereen bij is. Onthoud: het gaat er niet om wat je zegt, maar hoe je het zegt. Het is de toon die de muziek maakt! Dus brand je collega niet af, maar breng het netjes. Je doet het om te helpen.
Houd er andersom ook rekening mee dat als iemand jou aanspreekt, hij dit ook doet om te helpen, niet om je te kwetsen.
Hieronder volgen 7 handige tips bij het geven van feedback:
Je geeft altijd feedback op iets wat iemand gedaan heeft en niet op hoe hij is. Beschrijf alleen gedrag dat iemand kan veranderen. Als iemand tijdens een vergadering zo zacht praat dat jij het niet kunt horen, kun je daar iets van zeggen.
Een ik-boodschap is: “Ik kan me niet concentreren als ik je hard hoor praten.”
Een jij-boodschap is: “Jij praat te hard.”
Een jij-boodschap zegt: jij doet iets fout. Een ik-boodschap zegt: ik zou het graag anders zien. Kunnen we het daar over hebben? Een ik-boodschap nodigt je gesprekspartner uit om begrip op te brengen voor jouw kant van de zaak, terwijl bij een jij-boodschap de ander vaak meteen in de verdediging schiet.
Feedback waarin de woorden ‘altijd’ of ‘overal’ of ‘nooit’ voorkomen, slaat de plank mis. Degene die de feedback ontvangt kan heel gemakkelijk zeggen dat dit niet (altijd) waar is. Hierdoor loopt de feedback uit op een welles-nietesruzie. Je feedback moet altijd concreet zijn (bijvoorbeeld ‘een kwartier te laat’) en specifiek (bijvoorbeeld ‘gisteren’). Zorg ervoor dat als je feedback geeft over een situatie, je dit altijd zelf gezien of gehoord hebt. Met feedback die je baseert op vertrouwelijke informatie van anderen – of zelfs geklets – maak je meer kapot dan je lief is. De ander kan het ontkennen en wil meteen weten wie dat dan gezegd heeft.
Laat je gevoel spreken. Dat gaat al veel gemakkelijker als je een ik-boodschap geeft. Het gaat er immers niet om wat die ander nu precies heeft gedaan of nagelaten, maar om de problemen die jij ervaart met de gevolgen daarvan. Jij hebt iets nodig van de ander en dat moet je kunnen benoemen. Want die ander moet dat weten om begrip te kunnen hebben voor jou en je feedback.
“Doordat je voor de derde keer te laat kwam, kreeg ik het gevoel dat je je werk niet serieus neemt. Bovendien moest de rest van het team zich in bochten wringen om al het werk klaar te krijgen. Dat vind ik vervelend.”
Je kunt dus prima zeggen welke gedachten het gedrag van de ander bij jou oproept. Zo kan je collega zich in jouw gevoelens inleven.
Geef de ander de gelegenheid te reageren. Houd gewoon even je mond, hoe moeilijk dat ook kan zijn in je opwinding. Vraag of de ander je heeft begrepen en of hij zich het voorval hetzelfde herinnert zoals jij. Is dat niet het geval, licht je boodschap dan toe met aanvullende voorbeelden. Durf om een reactie te vragen: “Begrijp je wat ik bedoel?”.
Je wilt graag dat de ander zijn gedrag verandert. Help hem daarbij door duidelijk te zeggen hoe je het dan wilt: “Ik zou het fijn vinden als je op tijd op je werk bent, zodat we allemaal tegelijk aan de slag kunnen en je er ook bij bent als we de rolverdeling bespreken. Dan starten wij de ochtend beter en rustiger.”.
Als je gesprekspartner het met je eens is dat zijn gedrag moet veranderen, of dat hij zijn werk moet herzien, kun je gaan praten over oorzaken en oplossingen. Stel open vragen om te verkennen wat de oorzaken van zijn gedrag zijn. Zo geef je de ander de ruimte om zijn gedrag toe te lichten. Vul niet in wat je denkt dat de ander bedoelt. Maak duidelijk dat je de ander graag wil helpen waar nodig.